Au bureau, il est indispensable de protéger les données personnelles afin d’être paré contre le vol d’identité, l’espionnage économique et industriel. Le destructeur de documents s'impose donc comme un élément indispensable au sein d’une organisation. En fonction des pôles de chaque entreprise, le type de document à détruire va différer. Nous vous proposons une rétrospective des différents documents à détruire, service par service.
Quotidiennement, des centaines de documents sont imprimés, peu importe la taille et le secteur d’activité de l’entreprise.Certains revêtent un caractère confidentiel car ils contiennent des données personnelles, aussi bien à l’égard des clients, employés, fournisseurs, partenaires, où de l’entreprise elle-même. Au premier abord, ces informations peuvent sembler anodines mais elles peuvent s’avérer être en réalité génératrices de très graves préjudices.
A retenir : l’intégralité des documents comportant des données confidentielles qui peuvent conduire à l’usurpation d’identité doit être détruit en toute sécurité dans un destructeur de documents. Mais attention, un simple document comportant des données personnelles doit être soumis au même régime de destruction.
Quelles sont les conséquences d’une usurpation d’identité pour une entreprise ?
L'engagement de sa responsabilité en cas de fuite de données concernant ses clients ou ses employés (Code pénal article 226-22).
La perte de marché, perte de compétitivité, perte d'avantages concurrentiels, perte de technologie, divulgation de processus de fabrication…
Les entreprises peuvent aussi se faire voler leur identité. Visées par des criminels, qui pour faire du commerce peuvent utiliser l'identité usurpée de la compagnie pour commander des marchandises et des services auprès de fournisseurs. Il est essentiel de se protéger contre les individus sans scrupules décidés à nous nuire.
Protéger les données confidentielles
Incroyable paradoxe à noter : nous sommes équipés de dispositifs à la pointe de la technologie afin de se protéger contre les vols de biens matériels (serrures et systèmes d’alarmes toujours plus sécurisés) … ainsi que les données informatiques (Antivirus, firewall..) mais nous jetons à la poubelle en toute impunité des liasses de papiers comportant des données confidentielles…sans avoir conscience qu’en faisant cela, on s’expose au risque d’usurpation d’identité. Dans le cadre professionnel, tout ce que nous considérons comme de « la paperasse administrative », termine bien souvent à la poubelle, au lieu du destructeur papier. C’est justement en agissant ainsi que l’on expose son entreprise à l’espionnage économique et industriel…
Que doit détruire chaque service ?
Direction
Brouillons
Notes internes
Sorties sur imprimante (ex.: mail)
Rapports
Budgets
Courriers
Contrats
Plan stratégique
Tableaux de bord
Secrétariat
Sorties sur imprimante (ex.: mail)
Courriers
Ressources humaines
Information sur les salaires
Évaluations de rendement
CV
Promotions et rapports disciplinaires
Dossiers médicaux
Courriers
Documents traitants de santé et de sécurité
Ventes et marketing
Listes et contrats des clients
Stratégies
Plan communication
Rapport d’activité
Plan de formation
Budget
Tableaux de bord
Conditions commerciales
Contrats
Plans produits
Bureau d'études
Dessins
Projets
Schémas
Processus de fabrication
Plan
Recherche et développement
Renseignements sur de nouveaux produits
Tests auprès des concurrents
Rapports
Formules, tests et plans de produits
Dessins de spécifications
Projets
Achats
Dossiers des fournisseurs
Contrats fournis
Conditions d'achats
Service informatique
CD
Listing
Procédure
Rapports
Audit
Salle de reprographie
Toutes copies ratées ou excédentaires…
Salle d'archivage
Toutes archives périmées
Entrepôt
Pour recycler le papier en matériaux de calage
Services généraux
Papiers à en-tête périmé
Carte de visite périmée
Courriers
En jetant les documents confidentiels directement à la poubelle, vous facilitez les actes malveillants des usurpateurs : toutes les informations intéressantes pour vos concurrents, une fois récupérées pourraient vous coûter des millions d’euros. Cependant, force est de constater que la plupart des personnes commencent à se soucier du vol d’identité, une fois seulement après en avoir été victime…
Il est donc indispensable de s’équiper d’un destructeur de documents afin de se protéger contre l’espionnage économique et industriel ainsi que de l’usurpation d’identité.