Autre nouveauté de la loi du 14 juin 2013, la base de données économiques et sociales constitue une nouvelle source d’informations pour les représentants du personnel et les délégués syndicaux.
Selon l’article L. 2323-7-2 du Code du travail, « Une base de données économiques et sociales, mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d'informations que l'employeur met à disposition du comité d'entreprise et, à défaut, des délégués du personnel. La base de données est accessible en permanence aux membres du comité d'entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu'aux membres du comité central d'entreprise, du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et aux délégués syndicaux. ».
Elle sert de support à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et « à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise. » (R. 2323-1-2 du code du travail).
Il est à noter que la présence de l’information dans la base de données vaut communication aux représentants du personnel (R. 2323-1-9 du Code du travail).
La teneur des informations de la base de données économiques et sociales
Dans les entreprises de plus de trois cents salariés, la base de données économiques et sociales doit contenir (R. 2323-1-3 du code du travail). Les informations surlignées en gras n’ont pas à être données dans les entreprises de moins de trois cents salariés (R. 2323-1-4 du Code du travail).
Les investissements
1° Investissement social :
a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté
b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle
c) Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens
d) Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer
e) Evolution du nombre de stagiaires
f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés
g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail,exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité
2° Investissement matériel et immatériel :
a) Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations)
b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement.
3° Pour les entreprises concernées (L. 225-102-1 du code de commerce, les informations environnementales.
Les fonds propres et endettement
1° Capitaux propre de l'entreprise.
2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
3° Impôts et taxes.
L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants
1° Evolution des rémunérations salariales ;
a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe,
salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;
b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l'article L. 225-115 du code de commerce, montant
global des rémunérations mentionnées au 4° de cet article ;
2° Epargne salariale : intéressement, participation ;
3° Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en
nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ;
4° Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l'article L. 225-102-1 du code de commerce, pour les entreprises soumises à l'obligation de présenter le rapport visé à l'article L. 225-102 du même code.
Les activités sociales et culturelles
1° Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise.
2° Dépenses directement supportées par l'entreprise.
3° Mécénat.
La rémunération des financeurs
1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués).
2° Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).
Les flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts
1° Aides publiques ;
2° Réductions d'impôts ;
3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
4° Crédits d'impôts ;
5° Mécénat.
Sous-traitance
1° Sous-traitance utilisée par l'entreprise ;
2° Sous-traitance réalisée par l'entreprise.
Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
1° Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative ; 2° Cessions, fusions, et acquisitions réalisées.
En vertu de l’article R. 2323-1-5 du Code du travail, « les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L'employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu'il précise. »
Elles doivent être mises à jour selon la périodicité prévue par la Code du travail (R. 2323-1-6 du Code du travail). Les informations présentées comme confidentielles par l’employeur doivent comporter une durée limite et préciser les titulaires et indiquer ses destinataires (R. 2323-1-8 du code du travail).
La mise en place de la base de données économiques et sociales
La base de données économiques et sociales est mise en place au niveau de l’entreprise. En présence d’un CCE, elle contient « les informations que l'employeur met à disposition de ce comité et des comités d'établissement. » (R. 2323-1-6 du Code du travail).
« Sans préjudice de l'obligation de mise en place d'une base de données au niveau de l'entreprise, une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d'une base de données au niveau du groupe. » (R. 2323-1-10 du Code du travail).
Pour les entreprises de plus de trois cents salariés, elle doit être mise en place à compter du 14 juin 2015. Les entreprises de moins de trois cents salariés disposent d’un an de moins. Au titre de l'année 2014 pour les entreprises d'au moins trois cents salariés et de l'année 2015 pour les entreprises de moins de trois cents salariés, les entreprises ne sont pas tenues d'intégrer dans la base de données mentionnée à l'article L. 2323-7-2 du code du travail les informations relatives aux deux années précédentes. Les éléments d'information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d'entreprise sont mis à la disposition de ses membres dans la base de données mentionnée à l'article L. 2323-7-2 du code du travail au plus tard le 31 décembre 2016.